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Titre
Text copied to clipboard!Secrétaire Exécutif
Description
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Nous recherchons un Secrétaire Exécutif hautement organisé et professionnel pour soutenir les cadres supérieurs dans la gestion quotidienne de leurs responsabilités. Le candidat idéal sera capable de gérer plusieurs tâches simultanément, de faire preuve de discrétion et de maintenir un haut niveau de confidentialité. Il ou elle devra posséder d'excellentes compétences en communication, en organisation et en gestion du temps.
Le Secrétaire Exécutif jouera un rôle clé dans la coordination des réunions, la préparation des documents, la gestion des calendriers et la liaison avec les parties prenantes internes et externes. Il ou elle devra également être capable de prendre des décisions rapides et efficaces, tout en assurant un soutien administratif de qualité supérieure.
Les responsabilités incluent la rédaction de courriels et de rapports, la planification de voyages, la gestion des appels téléphoniques et la préparation de présentations. Le Secrétaire Exécutif devra également assurer le suivi des projets en cours, organiser des événements internes et externes, et maintenir une communication fluide entre les différents départements.
Ce poste exige une grande autonomie, une capacité à anticiper les besoins des dirigeants et une volonté de travailler dans un environnement dynamique et exigeant. Une connaissance approfondie des outils bureautiques, notamment Microsoft Office, est essentielle. Une expérience préalable dans un poste similaire est fortement souhaitée.
Le Secrétaire Exécutif contribuera activement à l'efficacité de l'organisation en assurant un soutien administratif stratégique et opérationnel. Il ou elle devra faire preuve d'initiative, de rigueur et d'un sens aigu du service. Ce rôle est essentiel pour garantir le bon fonctionnement des activités exécutives et la fluidité des processus décisionnels.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Gérer les calendriers et organiser les réunions
- Préparer les rapports, présentations et documents officiels
- Coordonner les communications internes et externes
- Organiser les déplacements professionnels et les réservations
- Assurer le suivi des projets et des échéances
- Maintenir la confidentialité des informations sensibles
- Gérer les appels téléphoniques et les courriels
- Superviser les tâches administratives quotidiennes
- Collaborer avec les autres départements pour assurer la fluidité des opérations
- Organiser des événements internes et externes
Exigences
Text copied to clipboard!- Diplôme en administration, secrétariat ou domaine connexe
- Minimum 3 ans d'expérience dans un poste similaire
- Excellente maîtrise du français écrit et oral
- Compétences avancées en Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Excellentes compétences organisationnelles et interpersonnelles
- Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais
- Autonomie et sens de l'initiative
- Bonne gestion du temps et des priorités
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Quelle est votre expérience en tant que secrétaire exécutif ?
- Comment gérez-vous les priorités multiples dans un environnement dynamique ?
- Avez-vous déjà organisé des déplacements professionnels ?
- Comment assurez-vous la confidentialité des informations sensibles ?
- Quels outils bureautiques maîtrisez-vous ?
- Comment réagissez-vous face à des délais serrés ?
- Avez-vous déjà travaillé avec des cadres supérieurs ?
- Comment gérez-vous les conflits d'agenda ?
- Quelle est votre méthode pour organiser une réunion efficace ?
- Êtes-vous à l'aise avec la rédaction de rapports et de présentations ?
